---

W Blue nie jest tajemnicą, że uwielbiamy tablice Kanban do zarządzania projektami.

Uważamy, że są one fantastycznym sposobem na zarządzanie przepływem pracy w każdym projekcie, a także pomagają utrzymać zdrowie psychiczne menedżerów projektów i członków zespołu!

Zbyt długo wszyscy używaliśmy arkuszy kalkulacyjnych Excel i list zadań do zarządzania pracą. W rzeczywistości jest to jedna z naszych głównych krytyk Basecamp, innej platformy do zarządzania projektami. Nawet oni w końcu dodali swoją wersję Kanban do swojej platformy (ostrzeżenie: niestety nie zrobili tego dobrze, sprawdź nasze podsumowanie, które zawiera film z rozbiciem!).

Tablice Kanban mają interesującą historię. Powstały w Japonii na hali produkcyjnej, ale teraz stały się niezbędnym narzędziem, które powinno znajdować się w kieszeni każdego menedżera projektu.

Trello było oprogramowaniem, które jako pierwsze spopularyzowało tablice Kanban do zarządzania projektami.

Mówiąc to, możesz nadal kupić fizyczne tablice Kanban do swojego domu lub biura!

Zanim przejdziemy do tego, jak używać tablic Kanban do zarządzania projektami, przypomnijmy sobie, jak one działają.

W swojej istocie tablica Kanban składa się z kolumn reprezentujących etapy procesu, takich jak "Do zrobienia", "W trakcie" i "Zrobione". Poszczególne zadania są reprezentowane jako karty, które przesuwają się z jednej kolumny do drugiej, oferując natychmiastowy przegląd aktualnego statusu projektu.

Tablice Kanban zapewniają jasną wizualną reprezentację elementów pracy, gdy przechodzą przez różne etapy przepływu pracy.

I to właśnie ta prostota sprawia, że tablice Kanban są niezwykle skuteczne, przekształcając abstrakcyjne pojęcia "pracy" w namacalne, zarządzalne jednostki.

Jeśli chodzi o zarządzanie projektami, ta wizualna przejrzystość jest kluczowa.

Tablice Kanban pomagają członkom zespołu dostrzegać wąskie gardła, priorytetyzować zadania i efektywnie przydzielać zasoby, zwiększając produktywność i redukując błędy oraz nieporozumienia.

Ich wizualna natura zapewnia intuicyjny sposób dla nietechnicznych interesariuszy na śledzenie postępów projektu, wyjaśniając status zadań i terminy, zmniejszając potrzebę częstych aktualizacji i spotkań oraz promując zaangażowanie, odpowiedzialność, przejrzystość i ciągłe doskonalenie.

Omówiliśmy podstawowe komponenty Kanban w naszej szczegółowej recenzji, ale warto również odświeżyć pamięć na ten temat.

Zaczynajmy — podstawowe komponenty to:

1. Wizualizacja pracy: Pierwszym krokiem w Kanban jest stworzenie wizualnej reprezentacji zadań. Zwykle odbywa się to za pomocą tablicy Kanban, która wyznacza różne etapy przepływu pracy — na przykład "Do zrobienia", "W trakcie" i "Zrobione". To wizualne podejście ułatwia wszystkim interesariuszom, w tym nietechnicznym członkom zespołu, zrozumienie aktualnego stanu projektu na pierwszy rzut oka.
2. Ograniczenie pracy w toku (WIP): Jedną z kluczowych zasad Kanban jest ograniczenie ilości pracy w toku. Dzięki temu zespoły mogą skupić się na ukończeniu zadań, a nie na żonglowaniu wieloma nieukończonymi. Pomaga to zredukować wąskie gardła i zapewnia płynniejszy przepływ pracy.
3. Skupienie na przepływie: Kanban podkreśla znaczenie utrzymania stałego przepływu elementów pracy. Zespoły dążą do zapewnienia, że zadania przechodzą przez przepływ pracy tak efektywnie, jak to możliwe. To skupienie na przepływie pomaga w szybkim identyfikowaniu i rozwiązywaniu wszelkich przerw lub nieefektywności.
4. Ciągłe doskonalenie: Znane również jako "Kaizen", ta zasada zachęca do ciągłej oceny i ulepszania procesów. Kanban zachęca zespoły do regularnego przeglądania swoich przepływów pracy i identyfikowania obszarów do poprawy, sprzyjając środowisku ciągłego wzrostu i nauki.

Teraz, gdy mamy jasny obraz tego, czym są tablice Kanban, omówmy niektóre z korzyści płynących z ich używania w zarządzaniu projektami, a następnie przejdziemy do jak ich używać do zarządzania projektami.

Korzyści z używania tablic Kanban w zarządzaniu projektami

Jak wspomniano wcześniej, w Blue ❤️ tablice Kanban — dlatego są one domyślnym widokiem projektu, gdy ktoś po raz pierwszy tworzy projekt w Blue. Wierzymy, że częściej niż rzadziej tablice Kanban są najlepszym sposobem na zarządzanie pracą projektową.

Dlaczego ta miłość?

Cóż, jest wiele powodów, a głównie sprowadza się to do możliwości lepszego dostrzegania pracy, która się odbywa, a także do stworzenia długoterminowej zmiany kulturowej dotyczącej samej natury pracy.

Korzyść z tablic Kanban 1: Poprawiona widoczność

Jedną z wyróżniających się zalet korzystania z tablic Kanban jest niezrównany poziom widoczności, jaki zapewniają.

Wyświetlając zadania i statusy projektów na jednej tablicy, wszyscy członkowie zespołu, w tym nietechniczni interesariusze, mogą natychmiast zrozumieć postęp trwających projektów. Ta przejrzystość zapewnia, że wszyscy są na tej samej stronie, minimalizując nieporozumienia i błędy komunikacyjne.

Nie musisz pytać nikogo, aby poznać najnowszy status projektu – zakładając, że wszyscy aktualizują tablicę (więcej na ten temat później!)

Ta idea "umieszczania wszystkiego w jednym miejscu" jest centralna dla tego, jak udane zespoły ogólnie przyjmują tablice Kanban, a Blue w szczególności.

Korzyść z tablic Kanban 2: Lepsze zarządzanie przepływem pracy

Tablice Kanban są również niezwykle skuteczne w zarządzaniu przepływem pracy. Dzieląc projekty na zarządzalne zadania i wizualne etapy, zespoły mogą szybko identyfikować wąskie gardła i nieustannie optymalizować swój proces. To zwinne podejście zapewnia, że praca płynie gładko od początku do końca, redukując czas bezczynności i zwiększając produktywność.

Korzyść z tablic Kanban 3: Zwiększona współpraca

Współpraca jest fundamentem udanego zarządzania projektami i świetnej pracy zespołowej, a tablice Kanban ułatwiają to, zapewniając przestrzeń do współpracy.

Oczywiście, nadal będą rozmowy zespołowe, niektóre spotkania 1-2-1, karteczki samoprzylepne na biurkach. Ale tablica Kanban to miejsce, gdzie trafiają znaczące aktualizacje i gdzie można oczekiwać, że znajdziesz wspólne informacje.

Oznacza to również, że plan projektu nie jest jakimś tajnym dokumentem, który znajduje się w arkuszu kalkulacyjnym na laptopie menedżera projektu, gotowym do wyciągnięcia na każdym miesięcznym lub kwartalnym przeglądzie jak śmiercionośna broń.

Mówisz — spóźniliśmy się i nawet o tym nie wiedzieliśmy? Zobowiązaliśmy się do czegoś trzy miesiące temu i nawet nie zaczęliśmy nad tym pracować?

Auć.

Korzyść z tablic Kanban 4: Zredukowane obciążenie poznawcze

To często niedoceniana korzyść z używania platformy do zarządzania pracą.. Zamiast tego, aby wszyscy trzymali wszystko w głowie, a następnie mieli wiele spotkań i "synchronizacji", aby być na bieżąco, wszyscy mogą spać spokojnie, wiedząc, że wszystko jest śledzone.

Wszystko jest udokumentowane, co pozwala członkom zespołu skupić się na samej pracy, a nie martwić się o jej śledzenie.

Tworzy to również zmianę kulturową w kierunku ciągłego doskonalenia. Zarząd zdaje sobie sprawę, że projekty to nie tylko "jedno wielkie pchnięcie", ale w rzeczywistości suma setek, a może nawet tysięcy decyzji i zadań.

Istnieje również niejawny ruch w kierunku wprowadzenia limitów pracy w toku. W końcu, jeśli widzisz 200 elementów, które są obecnie "w trakcie", to nie ma sensu. Nikt nie pracuje nad 200 rzeczami jednocześnie, co rodzi pytanie, co właściwie jest w trakcie realizacji, a co jest zablokowane przez inne zależności, brak zatwierdzenia lub niejasne wymagania.

Jak używać tablic Kanban do zarządzania projektami

Ok, w końcu tu jesteśmy.

Powiemy ci sekret. Nie ma prawdziwego sekretu w używaniu tablic Kanban do zarządzania projektami.

Powinieneś śledzić zarządzanie swoim projektem w ten sam sposób, jak każdy inny proces! To może brzmieć nieco absurdalnie — z pewnością sposób, w jaki Toyota zarządzała swoją linią produkcyjną w Japonii po II wojnie światowej w latach 40. XX wieku, nie jest tym, jak powinienem zarządzać moim projektem marketingu wzrostu w 2024 roku.

Cóż...tak i nie.

Proces tworzenia procesu jest ten sam, końcowy proces oczywiście jest inny.

Więc najpierw najpierw, musisz rozważyć wspólny proces, przez który przejdzie każdy element pracy. Nie rozważaj przypadków brzegowych, wzorców rozgałęzienia ani żadnych innych wymyślnych rzeczy.

Wyobraź sobie: jeśli wszystko pójdzie gładko, przez co przechodzi typowa "jednostka" pracy, od momentu jej pierwszego pomyślenia do momentu oznaczenia jako zakończona?

Większość projektów wiedzy ma podobny kształt. Przez projekty wiedzy mamy na myśli projekty, których głównym wynikiem są pomysły, słowa lub kod.

• Pomysły: Wstępne burze mózgów i generowanie koncepcji.
• Backlog (długoterminowy): Elementy, które są ważne, ale nie pilne.
• Backlog (krótkoterminowy): Elementy, które muszą być szybko załatwione.
• W trakcie: Praca, która jest aktywnie wykonywana.
• W recenzji: Praca, która wymaga kontroli jakości lub opinii.
• Recenzja klienta: To jest opcjonalne, w zależności od tego, czy to projekt dla klienta.
• Zrobione: Ukończone zadania, które spełniły wszystkie wymagania.

Następnie, kolejną rzeczą, którą musisz rozważyć, jest meta-dane, które musisz zbierać dla każdej jednostki pracy.

To będą twoje "pola".

W [Blue] dzielimy pola na domyślne pola i pola niestandardowe.

Nasze domyślne pola to:

• Nazwa: Nazwa elementu pracy.
• Data rozpoczęcia/zakończenia: Daty rozpoczęcia i zakończenia elementu pracy.
• Przypisani: Członkowie zespołu, którzy pracują nad elementem pracy.
• Tagi: Słowa kluczowe lub kategorie opisujące element pracy.
• Zależności: Inne elementy pracy, od których ten element pracy zależy.

Mamy również wiele dodatkowych pól niestandardowych, które są konfigurowalne w zależności od rodzaju projektu lub procesu, nad którym się pracuje:

• Tekst jednoliniowy: Pole do wprowadzania krótkiego tekstu.
• Tekst wieloliniowy: Pole do wprowadzania dłuższego tekstu.
• URL / Link: Pole do wprowadzania adresu internetowego lub hiperlinku.
• Waluta: Pole do wprowadzania wartości pieniężnych.
• Kraj: Pole do wyboru kraju.
• Data: Pole do wprowadzania daty.
• Formuła: Pole do wartości obliczonych na podstawie innych pól.
• Plik: Pole do przesyłania i dołączania plików.
• Wybór jednolity: Pole do wyboru jednej opcji z listy.
• Wybór wielokrotny: Pole do wyboru wielu opcji z listy.
• Lokalizacja / Mapa: Pole do wprowadzania informacji geograficznych.
• Numer telefonu: Pole do wprowadzania numeru telefonu.
• Email: Pole do wprowadzania adresu e-mail.
• Ocena gwiazdkowa: Pole do oceny w skali pięciu gwiazdek.
• Pole wyboru: Pole do wartości binarnych tak/nie lub prawda/fałsz.
• Liczba: Pole do wprowadzania wartości liczbowych.
• Procent: Pole do wprowadzania wartości procentowych.
• Unikalny identyfikator: Pole do generowania unikalnego identyfikatora.
• Referencja: Pole do linkowania do innego rekordu lub wpisu.
• Lookup: Pole do pobierania informacji z innej tabeli lub listy.
• Czas trwania: Pole do wprowadzania długości czasu.

Na podstawie unikalnych potrzeb projektu musisz zdecydować, które z tych pól powinieneś mieć.

Na przykład, jeśli robisz projekt redesignu strony internetowej, chciałbyś mieć pole niestandardowe dla "URL" dla każdego elementu pracy, aby można było bezpośrednio uzyskać dostęp do konkretnego URL funkcji lub strony.

Gdy stworzysz swój proces i pola niestandardowe, musisz stworzyć swój rzeczywisty plan pracy, często nazywany WBS.

Struktura podziału pracy (WBS) to istotne narzędzie zarządzania projektami, które dzieli projekt na zarządzalne sekcje, zapewniając jasność i organizację.

Najpierw zidentyfikuj główne dostarczane elementy projektu, takie jak "Projektowanie", "Rozwój" i "Testowanie" w projekcie redesignu strony internetowej. Następnie podziel te dostarczane elementy na mniejsze, zarządzalne zadania. Na przykład, w ramach "Projektowania" zadania mogą obejmować "Stworzenie wireframe'ów", "Opracowanie prototypów" i "Przegląd projektów". Upewnij się, że zadania są wystarczająco szczegółowe, aby można je było zarządzać, ale nie na tyle szczegółowe, aby uniknąć mikrozarządzania.

Rozważ wersjonowanie dostarczanych elementów na V1, V2 i V3 w celu iteracyjnego rozwoju i ciągłego doskonalenia. Na przykład, "Opracowanie prototypów V1" może obejmować podstawową funkcjonalność, "Opracowanie prototypów V2" może zawierać poprawki na podstawie opinii użytkowników, a "Opracowanie prototypów V3" dopracuje ostateczny projekt. To podejście zapewnia stopniowe ulepszanie i lepszą kontrolę jakości.

Przydziel zasoby do każdego zadania, aby wyjaśnić odpowiedzialności i zapewnić dostępność zasobów. Zdefiniuj kamienie milowe, aby oznaczyć znaczące etapy projektu, takie jak "Zakończenie projektowania", "Zakończenie rozwoju" i "Uruchomienie projektu". Oszacuj czas i koszty dla każdego zadania, aby pomóc w planowaniu harmonogramu projektu i budżetu.

Stwórz hierarchiczną strukturę, aby wizualnie zorganizować zadania. Użyj narzędzi, takich jak tablica Kanban, aby reprezentować tę hierarchię, co ułatwi lepsze zrozumienie i zarządzanie zakresem i złożonością projektu.

Plan WBS poprawia organizację, zapewniając jasny, strukturalny widok projektu. Dzieli projekt na zarządzalne zadania, co ułatwia skuteczne śledzenie i zarządzanie. Zwiększona komunikacja zapewnia, że wszyscy członkowie zespołu rozumieją swoje role i odpowiedzialności.

Skuteczne przydzielanie zasobów osiąga się dzięki WBS, zapobiegając nadmiernemu przydzielaniu lub niedostatecznemu wykorzystaniu zasobów. Umożliwia to również dokładne śledzenie postępów, co ułatwia monitorowanie postępów w stosunku do planu projektu i wczesne rozwiązywanie problemów.

Podsumowując, dobrze opracowany plan WBS jest niezbędny do skutecznego zarządzania projektami. Zapewnia jasność, zwiększa komunikację, zapewnia skuteczne wykorzystanie zasobów i ostatecznie prowadzi do pomyślnego zakończenia projektu.

Strategia priorytetyzacji zadań

Po pierwsze: dlaczego priorytetyzować?

Cóż, ponieważ zasoby są ograniczone.

Nigdy nie mamy wystarczająco dużo czasu, pieniędzy, ludzi ani zdrowia psychicznego, aby zrobić wszystko, czego wymaga od nas projekt (lub świat!).

Oznacza to, że musimy iść na kompromis. Musimy podejmować decyzje wartościowe. Co jest ważniejsze, co mniej? Co musi być zrobione teraz, co może być zrobione później, lub może wcale?

Ten ostatni punkt jest bardzo ważny. Często jako menedżerowie projektów możemy utknąć w trybie "dostarczenia", zapominając dlaczego w ogóle robimy projekt.

Oznacza to, że zbyt mocno koncentrujemy się na wynikach zamiast na efektach. Traktujemy projekt jak dużą listę do odznaczenia, zamiast próbować zrozumieć, jaką przyszłość próbujemy stworzyć.

Dlatego czasami dobrze jest spojrzeć na kawałek pracy i zdecydować, że nie jest już konieczny i że powinien zostać usunięty.

Jednak wymaga to odwagi, zwłaszcza gdy zaangażowane są umowy i klienci. Jednak w dłuższej perspektywie robienie właściwej rzeczy zbiega się z interesami wszystkich.

Dobrze, więc teraz wiemy, że będziemy zmuszeni do priorytetyzacji, ale jak praktycznie to zrobić na tablicy Kanban?

Załóżmy, że priorytetyzowałeś, teraz chcesz wyraźnie pokazać swoje priorytety reszcie zespołu.

Cóż, możesz po prostu stworzyć nową kolumnę w swoim procesie (pamiętaj, że powiedzieliśmy, że powinieneś być elastyczny w swoim procesie!) o nazwie "Priorytet" i umieścić wszystkie rzeczy, które są priorytetowe w tej liście.

Następnie oznacz je lub pokoloruj na czerwono, ponieważ wszyscy kojarzą ten kolor z pilnością i ważnością. Ważne jest, aby je oznaczyć, ponieważ gdy te elementy pracy przechodzą do "w trakcie" lub "w recenzji", nie będą już w "liście priorytetów", więc potrzebujesz czegoś innego, co wyraźnie oznacza je jako elementy priorytetowe.

Podsumowanie

Tablice Kanban są nieocenionym narzędziem do zarządzania projektami. Zapewniają jasną wizualną przejrzystość, poprawiają zarządzanie przepływem pracy, zwiększają współpracę i redukują obciążenie poznawcze. Dzieląc projekty na zarządzalne zadania i wizualne etapy, zespoły mogą szybko identyfikować wąskie gardła i nieustannie optymalizować swoje procesy.

Jeśli chcesz doświadczyć transformacyjnej mocy tablic Kanban, rozważ wypróbowanie Blue. Nasza platforma została zaprojektowana, aby uczynić zarządzanie projektami intuicyjnym i skutecznym.

Zarejestruj się już dziś na bezpłatny okres próbny i zobacz, jak Blue może uprościć twój przepływ pracy i zwiększyć produktywność twojego zespołu.