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電子郵件自動化功能讓您能夠在特定觸發條件發生時，使用儲存在 Blue 記錄中的資料自動發送電子郵件。例如，在建立新記錄時發送確認郵件，或在任務逾期時通知管理者。

設定

電子郵件自動化的設定過程相當簡單。建議您在首次建立自動化時，先發送測試郵件給自己或同事，以確認自動化功能運作正常後再正式啟用。

建立電子郵件自動化的步驟：

• 設定觸發條件，例如：
  • 建立新記錄
  • 為記錄新增標籤
  • 將記錄移至其他清單

設定好觸發條件後，選擇「發送電子郵件」操作

接下來設定電子郵件詳細資訊：

• 寄件人姓名和回覆地址，讓收件人能夠回覆
• 收件人地址（可設為固定地址或從電子郵件自訂欄位動態擷取）
• 在收件人欄位輸入您的電子郵件地址或測試用郵件地址。如需其他人員參與，也可以新增副本（CC）或密件副本（BCC）電子郵件地址

接著使用合併標籤自定義電子郵件內容：

• 使用自訂欄位和合併標籤設定電子郵件主旨和內文的動態內容
• 點擊電子郵件內文區域，然後使用 {大括號} 語法插入參照記錄名稱、自訂欄位等的合併標籤
• 透過拖放或使用附件圖示插入檔案附件。檔案自訂欄位中小於 10MB 的檔案可能會自動附加

完成範本自定義後，確認建立自動化。觸發後，系統將使用您的記錄資料發送個人化電子郵件。

自動化結果

使用案例

客戶透過表單提交請求時發送確認郵件

自動化觸發條件

透過表單建立新記錄時 -> 發送電子郵件

表單提交也應包含電子郵件欄位，以便自動郵件能向客戶發送適當的回應。

建立高優先級任務時通知指派人員

自動化觸發條件

為記錄新增「優先級」標籤時 -> 發送電子郵件

在電子郵件範本中，收件人應設為 {Assignee}，以便自動郵件發送給指派的使用者。

支援票據標記為已解決後發送客戶滿意度調查

自動化觸發條件

記錄標記為完成並移至「完成」清單時 -> 發送電子郵件

在自訂欄位中包含客戶電子郵件和詳細問題描述，以便您能使用設定的自訂欄位配置範本，讓客戶收到問題的詳細說明和解決方案。

發送確認郵件以自動化招聘流程

自動化觸發條件

透過表單提交申請時 -> 發送電子郵件

在表單中包含申請人電子郵件，以便系統自動擷取該資料，並在記錄建立於「已收到」清單時發送感謝回覆郵件。

主要優勢

• 個人化溝通：電子郵件可使用合併標籤來運用記錄中的自訂欄位資料，實現動態的個人化訊息
• 自動通知：免除手動發送重複性電子郵件更新和提醒的工作
• 結構化的資料驅動工作流程：自動化電子郵件能根據記錄資料觸發操作，推進專案進展