Автоматизация электронной почты позволяет автоматически отправлять письма при возникновении определенных триггеров, используя данные, хранящиеся в ваших записях Blue. Например, отправка подтверждающего письма при создании новой записи или уведомление менеджера о просроченной задаче.
Настройка
Начать работу с автоматизацией электронной почты несложно. При первом создании автоматизации мы рекомендуем отправить тестовое письмо себе или коллеге. Это позволит убедиться, что автоматизация функционирует, прежде чем запускать её в работу.
Чтобы создать автоматизацию электронной почты:
- Установите триггер, например:
- Создается новая запись
- К записи добавляется тег
- Запись перемещается в другой список
После настройки условия "когда что-то происходит", выберите действие "Отправить письмо"
Теперь пришло время настроить детали письма:
- Имя отправителя и адрес для ответа, чтобы получатели могли отвечать.
- Адрес получателя (может быть статическим или динамически извлекаться из пользовательского поля Email)
- Введите свой собственный адрес электронной почты или тестовый адрес в поле получателя. Если вы хотите включить других, вы также можете добавить адреса CC или BCC.
Далее настройте содержимое письма, используя теги слияния:
- Тема письма и содержимое с использованием пользовательских полей для динамического контента с помощью тегов слияния.
- Кликните внутри тела письма, затем вставьте теги слияния, ссылающиеся на имена записей, пользовательские поля и т.д., используя синтаксис {фигурных скобок}.
- Вставьте файловые вложения перетаскиванием или используя значок вложения. Файлы из пользовательских полей типа "Файл" могут автоматически прикрепляться, если они менее 10 МБ.
После завершения настройки шаблона подтвердите создание автоматизации. При срабатывании триггера теперь будут отправляться персонализированные письма с использованием данных ваших записей.
Результат автоматизации
Примеры использования
Отправка подтверждающего письма при подаче заявки клиентом через форму приема
Триггер автоматизации
Когда новая запись создается через формы -> Отправить письмо
Форма должна также содержать поле для электронной почты, чтобы автоматизированное письмо отправляло правильный ответ клиенту.
Уведомление исполнителя при создании новой высокоприоритетной задачи
Триггер автоматизации
Когда к записи добавляется тег "Приоритет" -> Отправить письмо
В шаблоне письма получателем должен быть {Assignee}, чтобы автоматизированное письмо отправлялось назначенному пользователю.
Отправка опроса клиенту после закрытия тикета поддержки
Триггер автоматизации
Когда запись помечается как завершенная в списке 'Выполнено' -> Отправить письмо
Включите адрес электронной почты клиента в пользовательское поле с подробным описанием проблемы, чтобы вы могли настроить шаблоны с заданными пользовательскими полями, позволяя клиенту получить подробное объяснение проблемы и способа её решения.
Автоматизация программы найма через отправку подтверждающих писем
Триггер автоматизации
Когда заявка подается через формы -> Отправить письмо
Включите адрес электронной почты заявителя в формы, чтобы автоматически захватывать эти данные и отправлять благодарственное письмо при создании записи в списке 'Получено'.
Основные преимущества
- Персонализированная коммуникация: Письма могут использовать данные пользовательских полей из записей с помощью тегов слияния, обеспечивая динамические, индивидуальные сообщения.
- Автоматические уведомления: Исключает ручную работу по отправке повторяющихся обновлений и напоминаний по электронной почте.
- Структурированные рабочие процессы на основе данных: Автоматизированные письма могут продвигать проекты вперед, запуская действия на основе данных записей.