In Blue worden gebruikersrechten individueel toegewezen en kunnen ze efficiënt worden beheerd via gebruikersgroepen. Dit systeem stelt Projectbeheerders in staat om gebruikers met vergelijkbare rollen en behoeften te groeperen en vervolgens aangepaste rechten aan de hele groep toe te wijzen. Het vereenvoudigt het beheer van toegang door het mogelijk te maken rollen te definiëren die aansluiten bij de specifieke functies en toegangseisen van verschillende teams of afdelingen binnen een project.
Met Blue kun je:
- Groepsgebonden Rechten: Rollen creëren die van toepassing zijn op gebruikersgroepen, zodat consistente toegangsrechten worden gegarandeerd voor teamleden die dezelfde verantwoordelijkheden delen.
- Activiteiten- en Formuliertoegang: Groeps toegang tot projectactiviteiten en formulieren beheren, waardoor gevoelige informatie wordt beschermd en de inspanningen van de groep zich richten op relevante taken.
- Recordzichtbaarheid: Specifiëren of een groep alleen records kan bekijken die aan hen zijn toegewezen, waardoor hun workflow wordt gestroomlijnd en de focus behouden blijft.
- Tag-niveau Toegangscontrole: Toegang tot records verlenen of beperken op basis van hun tags, wat zorgt voor gedetailleerde inhoudsfiltering buiten traditionele rechten.
- Uitnodigingsmogelijkheden: De mogelijkheid toekennen om nieuwe gebruikers uit te nodigen in groepen, waardoor de uitbreiding van het team wordt gestroomlijnd en de controle behouden blijft over wie leden aan het project kan toevoegen.
Eenvoudig functies en mogelijkheden in- en uitschakelen per gebruikersgroep.
Toegang tot Aangepaste Velden
Standaard zijn aangepaste velden niet zichtbaar voor aangepaste gebruikersrollen, maar je kunt dit inschakelen.
Dit is een extreem krachtige functie van Blue, omdat het kolomniveau toegang tot gegevens in Blue biedt. Je kunt bepalen of een rol specifieke aangepaste velden kan bekijken of bewerken, wat cruciaal is voor het behouden van de integriteit en relevantie van gegevens. Dit kan variëren van URL-links naar documenten, ontwerpen of tijdsduur.
Je hebt gedetailleerde controle over elk aangepast veld in je project.
Lijstbeheer
Specifieke rechten toewijzen voor elke lijst binnen het project, zoals bekijken, bewerken of verwijderen. Deze granulariteit stelt je in staat om rollen op maat te maken om interacties met verschillende lijsten nauwkeurig te beheren, zodat de toegang aansluit bij de unieke vereisten van elke projectfase.
Tag-niveau Rechten
Toegang tot records beheren op basis van hun tags, wat een extra laag van gedetailleerd rechtenbeheer biedt. Tag-niveau rechten stellen je in staat om te specificeren welke records gebruikers kunnen bekijken en mee kunnen werken op basis van de tags die aan die records zijn toegewezen.
Met tag-niveau rechten kun je:
- Specifieke Tags Toestaan: Toegang verlenen alleen tot records die specifieke tags hebben
- Specifieke Tags Weigeren: Toegang beperken tot records met bepaalde tags, zelfs als andere rechten toegang zouden toestaan
- Flexibele Configuratie: Kiezen tussen toegestane tags of geweigerde tags om het toegangspatroon te creëren dat je nodig hebt
- Dynamische Filtering: Records worden automatisch gefilterd op basis van tagrechten zonder gebruikersinterventie
Hoe Tagrechten Werken
Wanneer tag-niveau rechten zijn ingeschakeld voor een rol, kun je kiezen uit twee benaderingen:
- Toegestane Tags: Gebruikers kunnen alleen records zien die ten minste één van de opgegeven toegestane tags hebben
- Geweigerde Tags: Gebruikers kunnen alle records zien, behalve die met een van de opgegeven geweigerde tags
Voorbeelden:
Toegestane Tags Benadering:
- Stel toegestane tags in: "Marketing", "Verkoop"
- Gebruikers zien alleen records met de tags "Marketing" of "Verkoop" (of beide)
- Alle andere records worden verborgen
Geweigerde Tags Benadering:
- Stel geweigerde tags in: "Vertrouwelijk", "Intern"
- Gebruikers zien alle records behalve die met de tags "Vertrouwelijk" of "Intern"
- Records zonder tags of met andere tags zijn zichtbaar
Beheren van Aangepaste Rollen
Het creëren van een aangepaste rol in Blue is een gestroomlijnd proces dat gericht is op het verbeteren van projectworkflows. Om te beginnen geef je eenvoudig een beschrijvende naam en, indien nodig, een korte beschrijving voor de rol, waarmee je het doel en de reikwijdte vaststelt. Vervolgens selecteer je uit een reeks rechten die zijn afgestemd op de verantwoordelijkheden van de rol binnen het project. Deze rechten bepalen wat gebruikers in deze rol kunnen bekijken, bewerken of verwijderen, en kunnen toegang omvatten tot specifieke projectactiviteiten, formulieren en aangepaste velden. Door deze rechten te delineeren, zorg je ervoor dat de rol is uitgerust met de juiste tools en toegangsniveaus om effectief bij te dragen aan het project.
Implementeren van Aangepaste Rollen
Na het creëren van een aangepaste rol, kun je deze toewijzen aan individuen of groepen binnen je project. Dit toewijzingsproces is cruciaal omdat het teamleden uitrust met een gedefinieerde set mogelijkheden en beperkingen die aansluiten bij de operationele vereisten van het project. Het is een manier om gegevensbeheer af te dwingen, taakallocatie te stroomlijnen en de projectbeveiliging te waarborgen. Door deze aangepaste rollen te implementeren, kun je ervoor zorgen dat elke gebruiker opereert binnen een gecontroleerde omgeving, met rechten die hun betrokkenheid en behoeften weerspiegelen, wat uiteindelijk het project met precisie en duidelijkheid naar zijn doelstellingen leidt.