E-mail automatiseringen stellen u in staat om automatisch e-mails te verzenden wanneer bepaalde triggers optreden, waarbij gegevens worden gebruikt die zijn opgeslagen in uw Blue records. Bijvoorbeeld het verzenden van een bevestigingsmail wanneer een nieuw record wordt aangemaakt of het op de hoogte brengen van een manager wanneer een taak achterstallig wordt.
Configuratie
Het opstarten van e-mail automatiseringen is eenvoudig. Wanneer u voor het eerst een automatisering aanmaakt, raden wij aan om een test-e-mail naar uzelf of een collega te sturen. Dit stelt u in staat om te valideren dat de automatisering functioneert voordat u deze uitrolt.
Om een e-mail automatisering aan te maken:
- Stel de trigger in, zoals
- Een Nieuw Record wordt Aangemaakt
- Een Tag wordt toegevoegd aan een Record
- Een Record wordt Verplaatst naar een Andere Lijst
Zodra u hebt ingesteld wanneer iets gebeurt Dan "Verstuur E-mail"
Nu is het tijd om de e-mail details te configureren:
- Van naam en antwoord-naar adres zodat ontvangers kunnen reageren.
- Naar adres (kan statisch zijn of dynamisch opgehaald uit een E-mail aangepast veld)
- Voer uw eigen e-mailadres of een test-e-mail in het ontvanger veld in. Als u anderen wilt betrekken, kunt u ook CC of BCC e-mailadressen toevoegen.
Vervolgens past u de e-mail inhoud aan met behulp van merge tags:
- E-mail onderwerp en body inhoud met behulp van aangepaste velden voor dynamische inhoud met merge tags.
- Klik binnen de e-mail body en voeg vervolgens merge tags in die verwijzen naar record namen, aangepaste velden etc. met behulp van de {accolade} syntaxis.
- Voeg bestandsbijlagen in door slepen-en-neerzetten of door het bijlage icoon te gebruiken. Bestanden uit Bestand aangepaste velden kunnen automatisch worden bijgevoegd als ze onder de 10MB zijn.
Zodra u klaar bent met het aanpassen van de template, bevestigt u het aanmaken van de automatisering. Wanneer deze wordt geactiveerd, zal deze nu gepersonaliseerde e-mails verzenden die gebruik maken van uw record gegevens.
Automatisering resultaat
Gebruiksgevallen
Verstuur bevestigingsmail wanneer klant verzoek indient via intake formulier
Automatisering trigger
Wanneer een nieuw record wordt aangemaakt via formulieren -> Verstuur E-mail
De Formulieren inzending moet ook een e-mail veld hebben zodat een geautomatiseerde e-mail een juiste reactie naar de klant stuurt.
Breng toegewezen persoon op de hoogte wanneer nieuwe hoge prioriteit taak wordt aangemaakt
Automatisering trigger
Wanneer een tag "Prioriteit" wordt toegevoegd aan een record -> Verstuur E-mail
In de E-mail template moet de ontvanger {Toegewezen persoon} zijn zodat een geautomatiseerde e-mail wordt verstuurd naar de toegewezen gebruiker.
Verstuur enquête naar klant nadat support ticket als opgelost is gemarkeerd
Automatisering trigger
Wanneer een record als voltooid is gemarkeerd, onder de 'Klaar' Lijst -> Verstuur E-mail
Neem klant e-mail op in het aangepaste veld, met het probleem in detail zodat u de templates kunt configureren met ingestelde aangepaste velden waardoor de klant een gedetailleerde uitleg kan ontvangen over het probleem en hoe het is opgelost.
Automatiseer wervingsprogramma door bevestigingsmails te versturen
Automatisering trigger
Wanneer een sollicitatie is ingediend via Formulieren -> Verstuur E-mail
Neem sollicitatie e-mail op in de formulieren zodat het automatisch die gegevens vastlegt en een Bedankt e-mail reactie stuurt wanneer record wordt aangemaakt onder 'Ontvangen' lijst.
Belangrijkste Voordelen
- Gepersonaliseerde Communicatie: E-mails kunnen gebruik maken van aangepaste veld gegevens uit records met behulp van merge tags, waardoor dynamische, op maat gemaakte berichten mogelijk zijn.
- Automatische Meldingen: Haalt handmatig werk weg bij het versturen van repetitieve e-mail updates en herinneringen.
- Gestructureerde Gegevensgestuurde Workflows: Geautomatiseerde e-mails kunnen projecten vooruit helpen door acties te triggeren op basis van record gegevens.