メール自動化により、特定のトリガーが発生した際に、Blueレコードに保存されているデータを使用して自動的にメールを送信できます。例えば、新しいレコードが作成されたときに確認メールを送信したり、タスクが期限切れになったときにマネージャーに通知したりできます。
設定
メール自動化の開始は簡単です。最初に自動化を作成する際は、ご自身や同僚にテストメールを送信することをお勧めします。これにより、本格的に展開する前に自動化が正常に機能していることを検証できます。
メール自動化を作成するには：
- 以下のようなトリガーを設定します
- 新しいレコードが作成された
- レコードにタグが追加された
- レコードが別のリストに移動された
何かが起こったときの設定が完了したら、「メール送信」を選択します
次に、メールの詳細を設定します：
- 送信者名と返信先アドレスを設定し、受信者が返信できるようにします。
- 宛先アドレス（静的またはメールカスタムフィールドから動的に取得）
- 受信者フィールドにご自身のメールアドレスまたはテスト用メールアドレスを入力します。他の人を含めたい場合は、CCまたはBCCメールアドレスも追加できます。
次に、マージタグを使用してメールコンテンツをカスタマイズします：
- マージタグを使用してカスタムフィールドでダイナミックコンテンツのメール件名と本文コンテンツを設定します。
- メール本文内をクリックし、{中括弧}構文を使用してレコード名、カスタムフィールドなどを参照するマージタグを挿入します。
- ドラッグアンドドロップまたは添付アイコンを使用してファイル添付を挿入します。ファイルカスタムフィールドのファイルは、10MB未満の場合自動的に添付される場合があります。
テンプレートのカスタマイズが完了したら、自動化の作成を確認します。トリガーされると、レコードデータを活用してパーソナライズされたメールが送信されます。
自動化結果
使用例
クライアントが受付フォーム経由でリクエストを送信したときに確認メールを送信
自動化トリガー
フォームを通じて新しいレコードが作成されたとき -> メール送信
フォーム送信にもメールフィールドが含まれている必要があります。これにより、自動メールがクライアントに適切な返信を送信します。
新しい高優先度タスクが作成されたときに担当者に通知
自動化トリガー
レコードに「優先度」タグが追加されたとき -> メール送信
メールテンプレートで受信者を{担当者}とすることで、割り当てられたユーザーに自動メールが送信されます。
サポートチケットが解決済みとマークされた後に顧客にアンケートを送信
自動化トリガー
レコードが完了とマークされ、「完了」リストの下にあるとき -> メール送信
カスタムフィールドに顧客メールを含め、問題の詳細を記載することで、設定されたカスタムフィールドでテンプレートを構成し、顧客が問題とその解決方法の詳細な説明を受信できるようになります。
確認メールを送信して採用プログラムを自動化
自動化トリガー
フォームを通じて申請が送信されたとき -> メール送信
フォームに申請者メールを含めることで、そのデータが自動的にキャプチャされ、レコードが「受信済み」リストの下に作成されたときにお礼メールレスポンスが送信されます。
主な利点
- パーソナライズされたコミュニケーション: メールはマージタグを使用してレコードのカスタムフィールドデータを活用でき、動的でカスタマイズされたメッセージングを実現します。
- 自動通知: 繰り返し行うメール更新やリマインダーの送信から手作業を取り除きます。
- 構造化されたデータ駆動ワークフロー: 自動化されたメールは、レコードデータに基づいてアクションをトリガーすることで、プロジェクトを前進させることができます。