Otomasi email memungkinkan Anda mengirim email secara otomatis ketika pemicu tertentu terjadi, menggunakan data yang tersimpan dalam catatan Blue Anda. Misalnya, mengirim email konfirmasi ketika catatan baru dibuat atau memberitahu manajer ketika tugas menjadi terlambat.
Konfigurasi
Memulai dengan otomasi email sangatlah mudah. Ketika Anda pertama kali membuat otomasi, kami merekomendasikan mengirim email uji coba kepada diri Anda sendiri atau kolega. Hal ini memungkinkan Anda memvalidasi bahwa otomasi berfungsi sebelum diterapkan.
Untuk membuat otomasi email:
- Atur pemicu, seperti
- Catatan Baru Dibuat
- Tag ditambahkan ke Catatan
- Catatan Dipindahkan ke Daftar Lain
Setelah Anda mengatur kapan sesuatu terjadi Kemudian "Kirim Email"
Sekarang saatnya untuk Mengkonfigurasi detail email:
- Nama pengirim dan alamat balas sehingga penerima dapat merespons.
- Alamat tujuan (dapat statis atau diambil secara dinamis dari field khusus Email)
- Masukkan alamat email Anda sendiri atau email uji coba di field penerima. Jika Anda ingin melibatkan orang lain, Anda juga dapat menambahkan alamat email CC atau BCC.
Selanjutnya, sesuaikan konten email menggunakan merge tags:
- Subjek email dan konten badan menggunakan field khusus untuk konten dinamis menggunakan merge tags.
- Klik di dalam badan email, kemudian masukkan merge tags yang mereferensikan nama catatan, field khusus dll. menggunakan sintaks {kurung kurawal}.
- Masukkan lampiran file dengan drag-and-drop atau menggunakan ikon lampiran. File dari field khusus File dapat dilampirkan secara otomatis jika berukuran di bawah 10MB.
Setelah Anda selesai menyesuaikan template, konfirmasi pembuatan otomasi. Ketika dipicu, sekarang akan mengirim email yang dipersonalisasi memanfaatkan data catatan Anda.
Hasil otomasi
Kasus Penggunaan
Kirim email konfirmasi ketika klien mengirimkan permintaan melalui formulir intake
Pemicu otomasi
Ketika catatan baru dibuat melalui formulir -> Kirim Email
Formulir harus memiliki field email sehingga email otomatis akan mengirim respons yang tepat kepada klien.
Beritahu penerima tugas ketika tugas prioritas tinggi baru dibuat
Pemicu otomasi
Ketika tag "Priority" ditambahkan ke catatan -> Kirim Email
Pada template Email penerima harus {Assignee} sehingga email otomatis akan dikirim kepada pengguna yang ditugaskan.
Kirim survei kepada pelanggan setelah tiket dukungan ditandai selesai
Pemicu otomasi
Ketika catatan ditandai selesai, di bawah Daftar 'Done' -> Kirim Email
Sertakan email pelanggan di field khusus, dengan masalah secara detail sehingga Anda dapat mengkonfigurasi template dengan field khusus yang ditetapkan memungkinkan pelanggan menerima penjelasan detail tentang masalah dan bagaimana masalah tersebut telah diselesaikan.
Otomatisasi program rekrutmen dengan mengirim email konfirmasi
Pemicu otomasi
Ketika aplikasi telah dikirimkan melalui Formulir -> Kirim Email
Sertakan email aplikasi dalam formulir sehingga secara otomatis menangkap data tersebut dan mengirim respons email Terima kasih ketika catatan dibuat di bawah daftar 'Received'.
Manfaat Utama
- Komunikasi yang Dipersonalisasi: Email dapat memanfaatkan data field khusus dari catatan menggunakan merge tags, memungkinkan pesan yang dinamis dan disesuaikan.
- Notifikasi Otomatis: Menghilangkan pekerjaan manual mengirim pembaruan email berulang dan pengingat.
- Alur Kerja Terstruktur Berbasis Data: Email otomatis dapat memajukan proyek dengan memicu tindakan berdasarkan data catatan.