E-Mail-Automatisierungen ermöglichen es Ihnen, automatisch E-Mails zu versenden, wenn bestimmte Auslöser auftreten, und dabei Daten zu verwenden, die in Ihren Blue-Datensätzen gespeichert sind. Zum Beispiel das Versenden einer Bestätigungs-E-Mail, wenn ein neuer Datensatz erstellt wird, oder die Benachrichtigung eines Managers, wenn eine Aufgabe überfällig wird.
Konfiguration
Der Einstieg in E-Mail-Automatisierungen ist unkompliziert. Wenn Sie zum ersten Mal eine Automatisierung erstellen, empfehlen wir, eine Test-E-Mail an sich selbst oder einen Kollegen zu senden. Dies ermöglicht es Ihnen zu überprüfen, ob die Automatisierung funktioniert, bevor Sie sie einführen.
So erstellen Sie eine E-Mail-Automatisierung:
- Legen Sie den Auslöser fest, wie zum Beispiel
- Ein neuer Datensatz wird erstellt
- Ein Tag wird zu einem Datensatz hinzugefügt
- Ein Datensatz wird in eine andere Liste verschoben
Nachdem Sie festgelegt haben, wann etwas passiert, wählen Sie dann "E-Mail senden"
Jetzt ist es Zeit, die E-Mail-Details zu konfigurieren:
- Absendername und Antwort-an-Adresse, damit Empfänger antworten können.
- An-Adresse (kann statisch sein oder dynamisch aus einem E-Mail-Benutzerdefiniertes Feld abgerufen werden)
- Geben Sie Ihre eigene E-Mail-Adresse oder eine Test-E-Mail in das Empfängerfeld ein. Wenn Sie andere einbeziehen möchten, können Sie auch CC- oder BCC-E-Mail-Adressen hinzufügen.
Als Nächstes passen Sie den E-Mail-Inhalt mit Merge-Tags an:
- E-Mail-Betreff und Textinhalt mit benutzerdefinierten Feldern für dynamischen Inhalt unter Verwendung von Merge-Tags.
- Klicken Sie in den E-Mail-Text und fügen Sie dann Merge-Tags ein, die auf Datensatznamen, benutzerdefinierte Felder usw. verweisen, unter Verwendung der {geschweiften Klammer}-Syntax.
- Fügen Sie Dateianhänge per Drag-and-Drop oder über das Anhang-Symbol ein. Dateien aus Datei-benutzerdefinierten Feldern können automatisch angehängt werden, wenn sie unter 10MB sind.
Sobald Sie die Vorlage fertig angepasst haben, bestätigen Sie die Erstellung der Automatisierung. Wenn sie ausgelöst wird, versendet sie nun personalisierte E-Mails unter Verwendung Ihrer Datensatzdaten.
Automatisierungsergebnis
Anwendungsfälle
Bestätigungs-E-Mail senden, wenn Kunde Anfrage über Eingabeformular stellt
Automatisierungsauslöser
Wenn ein neuer Datensatz über Formulare erstellt wird -> E-Mail senden
Das Formular sollte auch ein E-Mail-Feld enthalten, damit eine automatisierte E-Mail eine ordnungsgemäße Antwort an den Kunden sendet.
Beauftragten benachrichtigen, wenn neue hochpriorisierte Aufgabe erstellt wird
Automatisierungsauslöser
Wenn ein Tag "Priorität" zu einem Datensatz hinzugefügt wird -> E-Mail senden
In der E-Mail-Vorlage sollte der Empfänger {Assignee} sein, damit eine automatisierte E-Mail an den zugewiesenen Benutzer gesendet wird.
Umfrage an Kunden senden, nachdem Support-Ticket als gelöst markiert wurde
Automatisierungsauslöser
Wenn ein Datensatz als abgeschlossen markiert wird, unter der 'Erledigt'-Liste -> E-Mail senden
Fügen Sie die Kunden-E-Mail in das benutzerdefinierte Feld ein, mit dem Problem im Detail, damit Sie die Vorlagen mit festgelegten benutzerdefinierten Feldern konfigurieren können, wodurch der Kunde eine detaillierte Erklärung des Problems und seiner Lösung erhält.
Rekrutierungsprogramm automatisieren durch Versenden von Bestätigungs-E-Mails
Automatisierungsauslöser
Wenn eine Bewerbung über Formulare eingereicht wurde -> E-Mail senden
Fügen Sie die Bewerbungs-E-Mail in die Formulare ein, damit diese Daten automatisch erfasst werden und eine Dankeschön-E-Mail-Antwort gesendet wird, wenn der Datensatz unter der 'Erhalten'-Liste erstellt wird.
Hauptvorteile
- Personalisierte Kommunikation: E-Mails können benutzerdefinierte Felddaten aus Datensätzen mit Merge-Tags nutzen und ermöglichen so dynamische, maßgeschneiderte Nachrichten.
- Automatische Benachrichtigungen: Nimmt manuelle Arbeit beim Versenden wiederkehrender E-Mail-Updates und Erinnerungen ab.
- Strukturierte datengesteuerte Arbeitsabläufe: Automatisierte E-Mails können Projekte vorantreiben, indem sie Aktionen basierend auf Datensatzdaten auslösen.